Formation

GED et Microsoft SharePoint 

2 jours – 14 heures  

Sodifrance

Objectifs

  • La première journée aborde les principes généraux (architecture) et organisationnels (méthodologie) d’un projet de gestion électronique des documents (GED)
  • La seconde journée est une présentation des possibilités de SharePoint relatif à la GED

Contenu pédagogique

Introduction générale à la GED

  • Fragilité des documents numériques, Durée de vie
  • Les avantages du numérique, les problèmes
  • L’importance de systèmes de GED
  • Motivations d’un projet de GED

Architecture des systèmes de GED

  • Architecture technique
  • Serveur flux de travail, Serveur COLD (Computer Output to Laser Disc), Serveur OCR, Serveur d’impression, Serveur fax et courriel

Formats de documents

  • Notion de formats, Questions relatives à la standardisation
  • Documents CI et NCI, Coded Information (CI), Non Coded Information, (NCI)
  • Formats de texte et d’échange
  • La taille des images
  • Le poids des fichiers

Fonctionnalités des systèmes de GED

  • Acquisition numérique, Importation de documents électroniques, COLD
  • Indexation, Fonctionnement, Méthodes techniques
  • Stockage, disque dur magnétique, SSD, le stockage optique, les jukeboxes
  • Recommandations de conservation, Durée de vie des supports

Sécurité des documents

  • Prévention des sinistres
  • Étapes de mise en œuvre : évaluation, identifications des risques, mesures de sécurité
  • Planification des sauvegardes, critères de choix
  • Le hachage, le scellement, l’horodatage, la signature électronique, le certificat

Les flux de travail (workflow)

  • Vue d’ensemble du flux de travail, But du flux de travail, Intérêt pour la GED
  • Contraintes du flux de travail
  • Étapes d’un flux de travail, Le routage, les règles, les rôles
  • Démarche de modélisation des processus, Exemple de processus

Vue d’ensemble de SharePoint

  • Exemples de sites SharePoint, Principales évolutions de SharePoint
  • SharePoint Foundation, SharePoint Server: Différences avec Foundation
  • Outils de développement SharePoint, Création de sites SharePoint Foundation, Modèles de sites

Listes, Bibliothèques et Affichages

  • Listes, Tâches, Liens, Calendriers, Enquêtes, Annonces, Contacts, Forums de discussion, Wiki, Blogs, Flux RSS
  • Bibliothèques
  • Approbation, Historique des versions, Extraction, Archivage
  • Affichage
  • Bonnes pratiques pour les listes et bibliothèques

Gérer les documents

  • Type de contenus
  • Ensemble de documents, Fonctionnalités d’un ensemble de documents
  • Métadonnées gérées
  • Organisateur de contenu, bibliothèque de remise

Flux de travail dans SharePoint

  • Windows flux de travail Foundation, Workflow : Définition (Concepteur), Workflow : Exécution (Utilisateur), Workflow : Suivi (Approbateur)
  • Workflow avec SharePoint Designer

Utilisateurs et groupes

  • Sécurité des rôles, Autorisations de sites, Niveaux d’autorisation, Outils d’autorisation
  • Gestion de la sécurité, Héritage
  • Droits sur les listes, Droits sur les bibliothèques, Droits sur les documents
  • Bonnes pratiques de sécurité

La recherche dans SharePoint

  • Enjeu de la recherche, La recherche dans SharePoint, Amélioration de la pertinence, WebPart de recherche, Propriétés analysées
  • Gérer les sources de contenu, Indexer des données personnalisées, Sécurité de la recherche, Journalisation des requêtes

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Promis vous ne le regretterez pas !

formation@sodifrance.fr 02 99 23 46 51


Public

  • Toute personne qui s’interroge sur les impacts d’un système de GED au sein de son organisation et du rôle de SharePoint dans ce domaine

Pré-requis

  • Connaissances de base du Web, de Windows et d’une suite Office

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Séminaire sans travaux pratiques
  • 8 stagiaires maximum
  • Support de cours complet au format pdf

Durée

  • 2 jours - 14 heures

Cette formation est seulement disponible en intra-entreprise, nous consulter pour plus d’informations

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